Es indispensable que antes de implementar el CRM de HubSpot te concentres en resolver los problemas comerciales, que se presentan en 3 niveles:
1. Estrategias comerciales
Los equipos de ventas menos efectivos son los que dependen de heroismos y del talento crudo de unos pocos y no de un sistema de ventas repetible y escalable.
Solamente con un mecanismo de ventas claro, entrenable y medible es posible construir un equipo de ventas que logre resultados continuos y en constante crecimiento.
Sin mecanismo de ventas claro, es imposible resolver el siguiente problema.
2. La empresa debe exigir el uso del CRM
El CRM se alimenta de la información que se le entregue. Si no se le entrega ninguna, todo el esfuerzo de implementación y contratación será inútil.
En las implementaciones más efectivas, las gerencias y presidencias alinean su actividad y políticas corporativas para que el uso del CRM sea premiado y la falta de su uso sea castigado.
3. Rutinas indispensables
Todo proceso de ventas debe unirse a una rutina de registro diaria (una definición clara de qué registrar, qué utilizar y por qué motivo) en la que participan todos los integrantes del equipo.
Esta es una buena forma de lograr que el CRM se alimente con información de clientes y con eso:
- La empresa no se arriesga a que cuando se vaya el vendedor se vayan con él los clientes
- Las gerencias cuentan con la información necesaria de desempeño y efectividad que permita tomar decisiones
Es importante concentrarse en los elementos fundamentales, en los 3 pilares de la actividad comercial:
1. Cliente
Aunque todo dueño de negocio y equipo corporativo conoce a su cliente, esta información no siempre se difunde hacia los niveles de ejecución.
Un buen mecanismo para lograr una base de conocimiento común es recoger el conocimiento colectivo de la organización y sistematizarlo para que todos los representantes de ventas e integrantes del equipo estén alineados.
Para esto, un mecanismo que ha funcionado ya en más de 183 países incluidos los de nuestra región se llama “Personas” que busca que a través de una serie de workshops se recoja toda la información sobre el cliente:
- ¿Qué persona dentro de una empresa es la que necesitamos contactar?
- ¿Dónde se lo puede encontrar?: Define los lugares en los que marketing debe invertir en medios
- ¿Cuáles son sus intereses?: Para entender la forma en que la fuerza de ventas debe iniciar la conversación
- ¿En qué consiste su día a día?: Para entender si hay problemas intrínsecos o específicos sobre los que se puede trabajar
El siguiente paso es entender la forma en que compra, que es el segundo pilar.
2. El mecanismo de ventas
Todo mecanismo de ventas tiene 2 componentes:
- El flujo, el camino que toma el cliente para acercarse a la venta
- El proceso, la actividad que debe tomar la fuerza de ventas para mejorar sus oportunidades de éxito
El flujo define la forma en que los clientes adquieren los productos, el proceso, se refiere a la forma en que los vendedores deben actuar en cada situación.
Sin la definición de un buen flujo es difícil avanzar con la definición de un proceso
Sin la definición de un buen proceso, ningún vendedor tiene claridad de lo que debe hacer, ni lo que debe registrar.
Sin estos elementos, tu implementación de CRM fracasará.
3. Oportunidades de automatización
Un vendedor tiene tiempo limitado en el día y es fundamental que la mayor cantidad de su tiempo se dedique a las actividades que solo puede hacer él: dar una buena atención al cliente.
El problema con la mayoría de implementaciones de CRM es que, en lugar de liberar de tareas al vendedor, se lo ahoga más, se le exigen más labores administrativas que reducen su tiempo disponible para estar frente al cliente y con esto, su desempeño y las ventas.
Como consecuencia la empresa considera que la implementación no solamente fue inútil, sino que fue nociva.
Cuando a la implementación del CRM de HubSpot en una empresa le falta uno de estos 3 pilares, hay problemas, estos son los más graves:
- Sin un “Personas” bien definido no está claro si todas las inversiones de atracción fueron relevantes para la atracción de un cliente potencial valioso.
- Sin procesos de ventas nadie tiene claro qué registrar ni cómo hacerlo. Nadie tendrá la capacidad de conocer la cantidad de dinero está en juego ni el trabajo que desempeña la fuerza de ventas.
- Sin automatizaciones y sin el uso de herramientas de productividad, la fuerza de ventas perderá valioso tiempo realizando actividades repetitivas y sin valor agregado, los que sufrirán serán los resultados.
En contraste, cuando todo esto está claro:
- No tienes problemas para medir el nivel de desempeño de cada vendedor ni la cantidad de dinero que está en juego en negocios potenciales de tu fuerza de ventas
- Están claras las fuentes de clientes y lo que debes hacer para atraer otros nuevos
- Conoces el status de cada proceso de ventas con cada cliente
- No tienes problemas con la ausencia o salida de un vendedor porque al estar todo bien registrado, cualquier otra persona puede encargarse
- Están claros los puntos que pueden automatizarse y se maximiza constantemente el tiempo que tienen los vendedores y representantes comerciales para darle la cara al cliente
- Puedes controlar el crecimiento de tus ventas y de tus resultados
- Mejoran los niveles de ventas
- Logras el control, la paz mental y resultados que esperabas de la implementación del CRM de HubSpot
La única forma de cumplir con las promesas del CRM de HubSpot es con un buen método. Si conoces el método adecuado puedes lograr los mejores resultados.
Después de 6 años como partners de HubSpot, decenas de implementaciones en empresas de todas las industrias, ser uno de los partners Gold más activos de la región y con el único equipo de trainers certificados de HubSpot, podemos decir que tenemos una idea clara de las cosas que funcionan y las que no.
Esto no funciona:
Trabajar solo y tratar de resolverlo todo a la interna
Cuando intentas hacer las cosas por tu cuenta lo único que logras es avanzar lentamente y de forma aislada, te metes en problemas innecesarios que fácilmente puede solucionarlos y prevenirlos un consultor especializado.
Todos los recursos que debes invertir para dominar por tu cuenta la metodología de implementación y el sistema CRM serán una pérdida de recursos que, con apoyo especializado fácilmente se pueden evitar.
Confiar en el entrenamiento de HubSpot solamente
Aunque el entrenamiento de los portales de HubSpot es muy comprensivo y profesional, las situaciones a las que te vas a enfrentar en tu implementación del CRM son únicas y dependen mucho de la región.
En Estados Unidos tienes una cultura de CRM muy marcada, llevan más de 30 años de desarrollo de actividades de registro y explotación de datos de clientes, en nuestra región es distinto y eso es importante de considerar.
No contar con guía profesional para tu empresa
Solamente los profesionales de tu región entienden a profundidad los problemas a superar y la forma en que puedes superarlos para que la implementación sea completamente exitosa.
Por otro lado, aunque estos pasos de acción pueden funcionar, son muy arriesgados:
Arriesgarlo todo por pagar a una agencia y un plan con un proyecto fuera de tu alcance
Un proyecto completo de implementación de HubSpot CRM tiene un valor superior a los $10.000 - $25.000.
Es porque exige un nivel de implementación y consultoría concentrado y específico.
Si no cuentas con esta capacidad de inversión y decides incurrir en una deuda con la idea de que pronto vas a justificarlo con ingresos adicionales corres un riesgo grave: el proyecto puede tomar más tiempo del que esperabas en materializarse.
Aunque es indispensable el apoyo externo, es importante también que cuides la continuidad de tu empresa.
Confiar por completo en consultores externos
Recuerda que el especialista en tu negocio eres tú. Muchas veces los consultores externos consideramos que sabemos más del proceso comercial de tu negocio que tú, y eso es un grave error.
El otro error es pensar que el consultor va a resolver esta implementación por su lado y que no hace falta involucrarse, es también un error porque el resultado casi siempre es una implementación basada en irrealidades no aplicables por la fuerza de ventas.
Todo porque no se implementó alineadamente el proyecto con el compromiso completo de la empresa y el apoyo de un equipo de consultores.
Lo que en todo momento va a funcionar es:
Tomar las riendas de la implementación y categorizarla como una actividad estratégica de tu empresa en la que se involucra todo el equipo comercial, incluyendo la gerencia y presidencia. Invertir horas semanalmente para este proyecto, de forma estratégica y guiada.
Es posible aprender a configurar y crear una implementación si cuentas con nuestro apoyo. Es como agregar a tu experiencia varias miles de horas de aprendizaje, sin la necesidad de desembolsar miles de dólares.
Por eso creamos la Primera Certificación Internacional de HubSpot CRM en Ecuador, única en la región, validado por HubSpot y dictado por un trainer certificado.
En este curso aprenderás a dominar las tácticas e instrucciones para:
- Configurar el CRM de HubSpot según los procesos y objetivos de venta de tu organización
- Capacitar a tu equipo sobre cómo vender más con esta poderosa herramienta
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