Adquirir una licencia de un sistema de automatización de marketing como HubSpot no es una decisión que debería tomarse a la ligera. Tomando en cuenta los costos por el pago de la licencia (que van entre $9.000 y $40.000 dólares por año) más la implementación de la plataforma; tiene que ser útil.  Y la mejor manera de medir el éxito es asegurar el cumplimiento de las metas tanto del proyecto como de la empresa.

Las implementaciones que se hacen a medias son un gasto prolongado y generan problemas innecesarios para la empresa

Por otro lado, cuando se hace una implementación adecuada, la productividad y mecánica del negocio refleja:

  • Equipos de Marketing que trabajan con eficiencia.
  • Equipos de Ventas más rápidos y efectivos.
  • A nivel de resultados, es evidente el crecimiento del negocio.

Después de varias decenas de implementaciones de esquemas de automatización de marketing, en industrias variadas, llegamos a la conclusión que estos son los errores que más se repiten y que hay que evitar a toda costa:

Errores estratégicos:

errores estratégicos en implementación de HubSpot

 1. Considerar que HubSpot es la solución a problemas comerciales:

HubSpot, y cualquier otro software de automatización de marketing es solamente eso: software. Acelera los procedimientos y mecanismos que tienes actualmente en funcionamiento.  Pero, si no hay procedimientos o procesos de trabajo, HubSpot no apoyará en nada.

Lo primero que necesitas es levantar procesos y definir KPIs para que el software te permita mejorarlos y alcanzar las metas.

 

2. Considerar que HubSpot es únicamente una solución tecnológica:

El Departamento de Tecnología no es el único que debe estar en el comité de análisis de adquisición de esta herramienta.  De hecho, IT casi no trabajará con esta herramienta. Es probable que ellos solamente estén en la configuración inicial.

Los verdaderos involucrados de la implementación son Marketing y Ventas, de hecho, eso nos lleva al siguiente punto:

 

3. No incluir a los representantes de ventas en la implementación de HubSpot

8 de cada 10 veces sucede esto: el equipo de Marketing o la Gerencia General deciden implementar un sistema completo de automatización; y, no reciben feedback interno, ni venden la solución a la Gerencia o al Equipo de Ventas.

¿Las consecuencias de estas prácticas?

  • El Equipo de Ventas no está 'on board' con el proyecto.
  • El Equipo de Ventas no está claro sobre lo que se espera de ellos, ni cómo el proyecto apoyará su trabajo.
  • Como consecuencia, el resultado de ventas no llega.

Cuando esto sucede, por más que se haya logrado una buena implementación de marketing, hay frustración en la empresa porque no se ve un retorno de la inversión.

 

4. Considerar que es posible realizar la implementación a la interna sin apoyo especializado:

Todos los vendedores de sistemas de automatización de marketing hacen pensar que implementar su sistema es fácil y es un proceso casi automático.

Sin embargo esto no es así.  Es tan falso como cuando los vendedores de multiniveles dicen que con una hora diaria de trabajo es suficiente… no es real.

La implementación de HubSpot tiende a volverse compleja por las personas que intervienen en el proceso.  Por esa razón requiere del compromiso de todo el equipo interno y el apoyo de consultores que:

  • Conocen muy bien a lo que se enfrentan.
  • Evitan problemas y acortan la curva de aprendizaje.
  • Crean una planificación realista y un proceso ágil de ejecución.
5. Eliminar los procesos de venta actuales y reemplazarlos por la metodología Inbound

Esto hará que el proyecto se derrumbe apenas inicia.

Es indispensable estar claro que la metodología Inbound toma tiempo para crear un flujo estable de leads para la empresa. Cuando se detienen los mecanismos actuales de atracción, las ventas se desploman y el proyecto de implementación queda satanizado.

Es indispensable construir sobre lo ganado e impulsarlo… las herramientas de HubSpot pueden hacer que los procesos tradicionales sean más rápidos (¡Y más Inbound!) si se abre un poco la mente.

 

6. Considerar que esta implementación reducirá el nivel de gasto en plataformas de contratación de medios:

Esto no es tan fácil de entender:

Si el compromiso de la empresa es crecer y la inversión en una plataforma de atracción está atrayendo clientes y crecimiento… ¿Por qué detenerla?

Si lo que buscas es 'dejar de gastar', tal vez este no sea el camino adecuado.  Las empresas que usan HubSpot e Inbound con más éxito crecen más, venden más y ganan más.  Gastar menos es el enfoque de supervivencia, no de crecimiento.

 

7. No definir un SLA

SLA son las siglas en inglés de Sales Level Agreement, un documento que define los compromisos básicos de los equipos de marketing y ventas de una empresa, que considera estos puntos:

  • Cantidad de leads a producir - Valor de los leads.
  • Cantidad de clientes a cerrar - Valor de las ventas.
  • Protocolos y mediciones de marketing y ventas.
  • Categorización y calificación de prospectos.
  • Protocolos de nutrición de leads.

Sin este documento los equipos operan en cierta medida al azar.  Será difícil que entiendan lo que el otro equipo está haciendo para cumplir con las metas conjuntas.

 

Si se evitan estos errores de estrategia se evitará que el proyecto de automatización de marketing fracase antes de iniciar. El siguiente paso es tomar en cuenta los factores que pueden ocasionar que fracase en un departamento específico:

 

Errores de marketing:

Cuando inicia la implementación en cada uno de los departamentos, estos son los puntos que pueden complicar el proceso en el departamento de marketing:

errores en los equipos de Marketing 

8. No tener centralizados todos los formularios en HubSpot

Dependiendo del tamaño de tu página web, puede que tengas uno o cientos de formularios activos.  Puede que inicialmente estos envíen la información a un sistema desarrollado in house o uno más tradicional como Aweber o Mailchimp.

Al ingresar a una implementación de automatización, necesitas consolidar tus bases de datos y fuentes, para hacer que todos los formularios registren los datos en una sola base.

Esta actividad te permitirá:

  • Enriquecer tus bases a través correo electrónico.
  • Llevar tráfico a tu sitio web.
  • Controlar el seguimiento de ventas de cada contacto en el CRM.

 

9. No tener definidos tus Buyer Personas

Los Buyer Personas son el mecanismo que utiliza HubSpot para hacer un primer nivel de segmentación de contactos.

Si trabajas sobre este punto puedes crear estrategias de automatización de mejor forma y evitar trabajo manual. De lo contrario, te perderás de muchas capacidades de segmentación para el futuro.

 

10. Cargar a HubSpot bases de datos no conseguidas a través de formularios:

Todos los sistemas de automatización de Marketing tienen un costo alto por la gestión de cada mil contactos (desde $600 por año).

Insertar bases de datos de usuarios que no son clientes potenciales es un error caro. Los correos electrónicos no validados y con alto nivel de rebote, pueden ocasionar problemas con la cuenta y subir los costos de manera absurda.

Es mejor hacer 'email blasts' con las herramientas que sirven para eso.

 

11. No utilizar los campos nativos de HubSpot para tus formularios

En toda herramienta de automatización, hay 5 campos que se deben utilizar de forma nativa:

  • Nombre
  • Apellido
  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Página Web

Cada plataforma de automatización gestiona estos campos de forma distinta, para Nombre puede ser Firstname o FNAME.

Utilizar correctamente estos campos te evitará problemas difíciles e innecesarios al momento que realices integraciones vía API.

 

12. No evangelizar a los supervisores de ventas de las maravillas que hace HubSpot y dejar que dependan de sus anteriores herramientas

Todos los supervisores de ventas tienen actividades proactivas que realizan en el día a día sin que Marketing y Gerencia se enteren, algunas de estas actividades pueden ser:

  • Envío de mails masivos (sí, ventas lo hace de forma casera).
  • Creación de grupos de Whatsapp.
  • Comunicación a través de correo físico… por nombrar algunas.

Muchas de estas actividades se pueden hacer en HubSpot y otras deberían registrarse en el CRM para sacarle el mayor provecho.  Sin embargo, nadie en ventas explotará la mayor cantidad de oportunidades si no conoce la forma fácil de hacerlo en el sistema.

 

13. No tener claros mecanismos de nutrición de leads y de asignación de cuentas a vendedores

Las buenas herramientas de automatización permiten generar normas específicas para asignar de forma organizada o aleatoria los contactos precalificados a la fuerza de ventas (ya sea especializada o general).

Si no existen mecanismos de asignación, todo el trabajo de marketing será en vano y el resultado de ventas no llegará.  Lo que suele suceder cuando se produce este error, es que los contactos listos para ingresar al proceso de ventas, no son atendidos.

 

14. No tener definidos mecanismos de nutrición para ventas no ganadas

Hay 3 posibles respuestas para una propuesta de venta:

  • No
  • Contácteme luego.

En el caso de contácteme luego es indispensable tener un mecanismo de presencia frente al cliente potencial, ya sea a través de comunicaciones masivas, email, SMS o el que sea más útil para cada empresa.

Si no se cuenta con un mecanismo de este estilo, el 100% de las oportunidades futuras se van a perder.  Y eso a la larga causa que el costo por lead aumente, pues en lugar de alimentarlo e intentar de nuevo un acercamiento, el contacto queda hundido en una base de datos que tiene un costo de mantenimiento.

 

Errores de ventas:

Al ser una implementación de automatización de Marketing, la mayor cantidad de errores potenciales se encuentran en el departamento de Marketing; pero, no por eso el departamento de Ventas debe descuidarse:

errores en los equipos de venta 

15. No participar en las normas de precalificación y asignación:

Cuando el departamento de ventas no comunica los requisitos mínimos que necesita para enfrentar un proceso comercial de forma satisfactoria, habrá metas incumplidas y desperdicio de recursos.

Cuestiónate: ¿Qué necesita saber el vendedor para poder tener una conversación de ventas productiva con un prospecto?

  • ¿RUC?
  • ¿Número de empleados?
  • ¿Facturación anual?
  • ¿Industria?

Si los leads que llegan a ventas tienen toda esta información, los resultados serán mucho mejores.

 

16. No apoyar a la fuerza de ventas a sacar el mayor provecho de HubSpot

HubSpot le da a la fuerza de ventas el acceso a información muy rica para plantear un contexto a la conversación con un cliente basado en sus acciones previas:

  •  Los e-books que descargó.
  • Los correos que abrió.
  • Las acciones que se siguieron.
  • Las respuestas recibidas.
  • Las páginas que le interesaron.

Entre otras que permitirán iniciar buenas conversaciones de ventas con mayor facilidad.

Además, todos estos sistemas cuentan con mecanismos para duplicar el nivel de productividad de cada vendedor, cambiando unos pocos hábitos.

Si el vendedor no recibe una capacitación de todo lo que puede hacer con esta herramienta, o pese a capacitarse, decide seguir usando un lápiz y un cuaderno; se perderán oportunidades de ventas y el impacto esperado será el mínimo.

 

17. No exigir a la fuerza de ventas que utilice HubSpot

Este es el más grave error porque hace que los beneficios de la automatización de marketing sean inaplicables.

La utilización disciplinada de un CRM visibiliza:

  • El nivel de actividad de cada uno de los vendedores.
  • Las comunicaciones con cada cliente para clasificar las más útiles.
  • El origen de los clientes que desembocaron en ventas para mejorar las inversiones.
  • Las oportunidades adicionales de automatización y optimización, para mejorar los procesos diarios.

Cuando el CRM no se usa de forma disciplinada, perdemos todas estas habilidades y eso hace que la implementación de automatización no entregue los resultados esperados.

 

18. No calificar a las ventas no ganadas:

Cuando no se califican a los clientes potenciales que no se convirtieron en ventas, se pierde la capacidad de hacerles seguimiento y con ello el dinero en ventas potenciales futuras.

 

19. No utilizar las herramientas de productividad:

Si recibieron la capacitación y no utilizan las herramientas de productividad, por la costumbre de utilizar Excel o un cuaderno para anotar lo sucedido, es necesario trabajar de la mano con los mecanismos de compensación.

 

20. No anotar a los clientes que dicen “llámeme luego”

HubSpot tiene la capacidad de enviar automáticamente un recordatorio de contacto varias semanas o meses después de concretado un paso de seguimiento.

Sobre todo en culturas como la latina, dar seguimiento es una herramienta muy poderosa, por 2 motivos:

1) La mayoría de fuerzas de venta no lo hace

2) Quien fue sujeto de seguimiento accede a la venta por el compromiso que se genera.

Una buena forma de duplicar ventas es hacer estos seguimientos con disciplina.

 

21. No tener instalada una cuenta de HubSpot Sales en las cuentas de correo de vendedores

Integrar el buzón de correo (si tienes GSuite u Office365) con HubSpot Sales es un método rápido para:

  • Enviar correos customizados de manera más rápida (con el uso de Templates).
  • Registrar actividades en el CRM sin salir de tu buzón.
  • Tener un mecanismo de notificación para saber quién abrió un correo que no fue respondido.
  • Acceder a una serie de herramientas de seguimiento efectivas.

Todo con una instalación rápida de un add-on.  Si tus vendedores no cuentan con GSuite u Office365, considéralo.

 


 

Si tomas en cuenta estos puntos y evitas los errores asociados, la implementación de HubSpot en tu empresa te va a cambiar la vida.

Pero si ya has cometido alguno de estos errores, no entres en pánico.  Estás a tiempo de corregir la situación y encaminarte hacia el éxito.  Busca el apoyo adecuado de consultores especializados y con experiencia y verás cómo de manera ágil, tu inversión en HubSpot e Inbound Marketing empieza a rendir frutos.

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Topics: HubSpot Tips, Directores de Marketing, Crecimiento, Implementación HubSpot

Raúl González

Written by Raúl González

Líder de crecimiento en Hiperestrategia. Emprendedor de internet y las ventas desde 2008. Fundador del grupo SEO&SEM Quito, co fundador del grupo Lean Quito, mentor de estrategia comercial de Buen Trip.