El CRM de HubSpot tiene muchos beneficios, pero entre los principales siempre estarán que: 

  • Es gratis
  • Es fácil de usar
  • Es muy ágil
  • Promete muchas soluciones

Por lo que el problema nunca va a ser adquirirlo, el problema siempre va a ser responder a la pregunta:

Sé que es lo que espero del CRM, pero no tengo idea de como hacer para conseguirlo.

Es normal. Nos pasa a todos. Porque los dolores que promete resolver el CRM son muy grandes:

  • Control de clientes: saber quienes son clientes potenciales y quienes no
  • Evitar que el cliente se vaya si el vendedor se va
  • Dejar de perder dinero porque el vendedor no da seguimiento
  • Evitar mal seguimiento, emails mal escritos y golpes a la empresa porque los vendedores no tienen idea de cómo expresarse por correo electrónico
  • Tener una proyección de ventas real y basada en el trabajo diario de la fuerza de ventas
  • Entender los niveles de actividad de cada vendedor y conocer los que tienen mayor esfuerzo y mayor efectividad
  • Control completo de la fuerza de ventas y los resultados comerciales

Son promesas poderosas que no podemos dejar de lado. Si logramos aplicarlas y contar con ellas, nuestra empresa estará lista para crecer con:

  • Orden
  • Un fuerte enfoque en mejorar lo positivo
  • La reducción máxima de desperdicios

Es por eso que, basados en esta promesa, nos lanzamos a abrir nuestras cuentas del CRM de Hubspot. En ese momento empiezan problemas como estos:


1: Crear cuentas para cada usuario

El sistema de HubSpot funciona con usuarios y con cuentas, el problema, cuando todo el equipo abre una cuenta en HubSpot por su lado es que tienen cuentas independientes con información independiente, eso no permite trabajar como equipo, de hecho, crea más problemas porque cada vendedor crea su propia base de datos separada e independiente.


2: No tener claros los hitos que se deben seguir para lograr una venta

El CRM funciona con normas personalizadas que definen el paso de ventas en el que se encuentra un negocio potencial y su capacidad de convertirse en un cliente en el futuro.

Cuando esto no está claro, cada vendedor tiene su propio método y eso genera un caos inmanejable.

También, es imposible configurar el CRM sin pasos para que entreguen una verdadera proyección.


3: No tener un mecanismo de etiquetas para clientes y de negocios

Si no está clara la forma en que se deben generar las etiquetas y nombres, sobre todo de los negocios, al final del día no hay datos que analizar porque toda la información vendrá con etiquetas como: NEGOCIO 1, NEGOCIO 2, por ejemplo.

Con un buen sistema de etiquetas se puede llegar a correlacionar variables de cierre, ingresos y generación de negocios para saber qué estuvo mal y debe resolverse, y qué estuvo bien y debe mejorarse.


4: No tomar en cuenta las herramientas de productividad

La vida de los vendedores tiene un alto componente de tareas repetitivas que pueden optimizarse, automatizarse y mejorarse, para eso sirven las herramientas de productividad.

Cuando no se utilizan herramientas de productividad como

  • Tareas
  • Colas de tareas
  • Recordatorios
  • Correo
  • Plantillas

Hay mucho tiempo que se pierde innecesariamente realizando estas tareas y mucha información que se pierde por no contar con estos mecanismos.


5: Ingresar toda base de contactos que se encuentre, sin tomar en cuenta si son útiles o no

Encontrar una base de datos es fácil, que sea útil no lo es.

La tentación es cargar todo contacto que encontremos al sistema porque no nos cobran por contactos.

El problema es que tendrás un montón de contactos inútiles y olvidados que no tendrán uso ni sentido y complicarán la labor de ventas diaria porque nadie los tomará en cuenta y serán un impedimento para filtrar y encontrar los nombres y datos que sí funcionan.


6: No instalar el complemento de HubSpot Sales

Este complemento es oro y es el que puede lograr que un gran porcentaje de actividades del equipo se optimicen. Aunque tienes restricciones de funcionamiento según tu proveedor de correo, este complemento permite que:

  • Todo correo enviado se registre automáticamente
  • Entregue herramientas que dan ventajas como notificaciones de correos abiertos o análisis de documentos vistos
  • Ahorrar un montón de tiempo con plantillas customizables de correo electrónico
  • Te convierte en un genio del seguimiento a través de secuencias manuales y automáticas

7: No tomarse el tiempo para personalizar reportes y para analizarlos

Al final del día el CRM, si cuenta con todos los registros necesarios, es una fuente de información invaluable, pero, si no se la analiza y no se extrae todo el valor que puede entregar, se convierte en una herramienta inútil.

La utilidad de esta herramienta depende en gran medida del tiempo que le inviertes a crear y analizar reportes.

Estos errores son complejos, pero, por mucho, el error más grave siempre será:

Pensar que abrir el CRM o contar con una herramienta, por si solo no va a resolver tus problemas comerciales. Eso nunca va a suceder.

 

Lo que realmente puedes esperar de esta herramienta es:

  • Ser un repositorio en el que los vendedores puedan registrar toda la información de sus clientes y de su actividad con ellos
  • Dar los datos necesarios a las gerencias para entender lo que funciona y lo que no, qué mejorar y cuáles son los integrantes del equipo con mayor y mejor desempeño
  • Entregar datos certeros de proyecciones de facturación, tomando en cuenta el pipeline y la actividad
  • Entregar herramientas de productividad para que los integrantes de la fuerza de ventas puedan generar más actividades con el esfuerzo más enfocado y concentrado posible

La contratación de la herramienta no asegura nada, de hecho, todo lo contrario: si contratas la herramienta sin implementar los procesos necesarios para que tu actividad comercial tenga coherencia, sea registrable y escalable, lo único que vas a lograr es empeorar la situación:

  • Nadie sabrá lo que tiene que hacer con el CRM
  • Todo el equipo corporativo, los dueños o los gerentes tendrán ideas propias de como quieren que las cosas funcionen, cada una será distina y muchas de ellas no serán realizables
  • Como no está claro lo que se espera de cada uno, todos tendrán sus propias ideas de como deberían aplicarse las cosas y solo se creará un gran caos

Por intentar resolver el problema con una píldora rápida, lo que lograrás es que tu empresa se contamine y lo peor: habrás desgastado mucho tiempo y energía y la empresa considerará que esta herramienta no es útil, cuando la verdad es que la implementación no fue la adecuada.


El software no resuelve problemas comerciales, eso tienes que hacerlo tú. El software permite que tus soluciones sean aplicables.

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Topics: Implementación HubSpot, CRM de HubSpot

Raúl González

Written by Raúl González

Líder de crecimiento en Hiperestrategia. Emprendedor de internet y las ventas desde 2008. Fundador del grupo SEO&SEM Quito, co fundador del grupo Lean Quito, mentor de estrategia comercial de Buen Trip.