Contexto

La Universidad Politécnica Salesiana es una institución consolidada y de impacto a nivel nacional sobre todo en el área de pregrado. Ocupa el puesto #7 en Ecuador según el Ranking Webometrics.

En 2018 deciden reactivar el área de posgrados. A finales del 2019 e inicios de 2020, luego de varias ofertas con crecimiento sostenido y a pocos meses del estallido de la pandemia, lanzan los primeros posgrados en Ecuador con duración de 1 solo año.

Un trabajo coordinado entre el equipo de marketing de Posgrados e Hiperestrategia logró que las maestrías de UPS pasen de ser un testing de mercado, a un ejemplo de transformación digital que motiva a toda la universidad a implementar una estructura centralizada en HubSpot.

El reto

La campaña 2020 - 2021 tuvo estos retos:

• El impacto del COVID: El golpe económico y humano de la pandemia hizo necesario replantear no solo el marketing de posgrados sino el propio modelo educativo de Posgrados.
• Motivados por el éxito 2019, la oferta de maestrías se duplicó, pero el equipo comercial se mantuvo con 2 personas para labores administrativas, de seguimiento, atención y coordinación de marketing.
• El canal orgánico se limitó por un rediseño del sitio web a cargo de otra dirección.
  
  

Aunque estos son retos complejos, explotamos varias oportunidades.

Oportunidades  

1. Buyer Persona

   Contamos con el conocimiento y la data histórica necesaria para entender sus preferencias, cambios en el comportamiento y nuevas prioridades post pandemia.

2. Activos digitales

   Alineados al Buyer Persona: Redes activas en Facebook e Instagram. Base de datos centralizada, alimentada, segmentada y gestionada con HubSpot. Canal de WhatsApp API.

3. Buena dinámica de trabajo

   El compromiso del equipo interno y externo fue clave para lograr el objetivo:

“Trabajar con Hiperestrategia es contar con un partner que se compromete, no solo a cumplir con lo delineado en un principio sino a hacer todo lo que sea necesario para alcanzar el resultado.”

Andrea Villacrez, Posgrados UPS.

La Solución

- Control del Sales Journey

Desarrollamos un proceso en constante evolución:

El roadmap del camino a la venta

Que permite tomar acción inmediata sobre:

• KPIs detallados de cada paso del proceso.
• Cuellos de botella en la calificación de prospectos.
• Momentos del camino a la venta que requieren refuerzo.
• Oportunidades de incrementar la conversión.
  
  

HubSpot es el centro de gestión perfecto para el roadmap porque da visibilidad total de su ejecución.

- Círculo de Feedback

Al contar con reportes personalizados basados en el roadmap, implementamos retrospectivas semanales con estos 2 objetivos:

1) Calibrar las labores de atracción al analizar reportes por maestría: 

• Leads generados.
• MQLs alimentados.
• SQLs contactados.
• Necesidades de acciones masivas o directas para acelerar la conversión.
  
  

2) Mejorar las labores comerciales a nivel de:

• Porcentaje de SQLs contactados.
• Conversión de leads calientes a inscritos.
  
  

La constante evaluación de estos puntos nos permitió aplicar el círculo de feedback:

 - Concepto comunicacional:

Tomando en cuenta el entorno y retos del Buyer Persona diseñamos una evolución del concepto de Maestrías UPS:

 - Identificación de diferenciales:

Al concepto general aplicamos estos 3 pasos por cada maestría: 

Para responder la pregunta:

¿Qué significa liderar con esta maestría?

 - Ejecuciones comunicacionales y de ventas:

Para atraer a los prospectos adecuados, aumentar la autoridad, el posicionamiento y la visibilidad de Posgrados UPS aplicamos la estrategia comunicacional a la pauta digital, contenido de Blog, redes sociales, multimedia para varios soportes, campañas de email marketing y generación de valor a través de la oferta de webinars de alta calidad.

Webinars

Estos pasos nos entregaron una base sólida de nuevos leads, pero lograr resultados depende de una ventaja injusta.

Ventaja injusta:

Sales Enablement

1) Automatización sin fricción

Activamos el flywheel con la implementación de workflows de asignación, seguimiento para cada etapa de la campaña y secuencias de emails ejecutadas por las asesoras académicas.

2) Optimización de la labor de ventas basada en reportes

Los reportes personalizados de HubSpot permitieron:

• Cierres de ventas consultivos.
• Optimizar el speech de ventas.
• Determinar mejores días y horas de contacto.
• No dejar ninguna oportunidad sobre la mesa.
  

   

3) Calibrar presupuestos según la capacidad de ventas

La comunicación constante con el equipo de seguimiento permitió detener inversiones de pauta en el momento en que los leads desbordan la capacidad. 

4) Sales Level Agreement

• Calificación de leads en constante mejora basada en el feedback de admisiones.
• El equipo comercial trabajó solo con SQLs.

5) HubSpot + Whatsapp

Nos adaptamos al medio de comunicación favorito del prospecto mediante WhatsApp y de esa forma reducimos al máximo la fricción en el acercamiento uno a uno con cada prospecto.

Gran esfuerzo,

grandes resultados.

Mejoras en atracción

• 52% más en volumen de inscritos.
• Reducción de un 20% en los costos por lead.
• El total de leads calificados incrementó en 18% respecto al período anterior.
  
  

Conversión final a ventas

• +47% de aumento en la cantidad de matriculados.
• +17% de incremento en la tasa de conversión de inscripción a matrícula.

Productividad

La cobertura de llamadas a leads calificados fue 27% superior al período anterior con el mismo equipo.

Comprometerse con la transformación es crecer

El compromiso de Posgrados UPS con su transformación digital, basada en las herramientas de HubSpot, es un ejemplo a seguir para las empresas de nuestra región. 

“Nuestra campaña digital ha sido completamente distinta después del Covid. El éxito que hemos alcanzado ha sido posible porque trabajamos de la mano con Hiperestrategia y ellos han logrado comprender nuestras necesidades y las de nuestro público. Esto nos permitió tomar decisiones al instante y cumplir las metas de crecimiento”. 

Diego Peñaloza, Vicerrector de Posgrados UPS. 

La apuesta por la digitalización se expande en varias áreas. Una de esas, es el upgrade en su licencia de Marketing Hub de HubSpot.

Para el #TeamHiper es un orgullo y una fuente de inspiración, ser parte de este crecimiento.